System kadrowo płacowy: przykładowy harmonogram wdrożenia w ramach Zintegrowanego Systemu dla Oświaty: Wizja.OŚWIATA
Wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego – zwłaszcza tak rozbudowanego jak system kadrowo-płacowy – to proces, który wymaga starannego zaplanowania. Kluczowe znaczenie ma w nim skuteczna współpraca pomiędzy Zamawiającym a podmiotem realizującym wdrożenie.
System kadrowo płacowy - bezpieczne i skuteczne wdrożenie dzięki Wizja.OŚWIATA
W WizjaNet posiadamy bogate, wieloletnie doświadczenie w realizacji tego typu projektów. Współpracując zarówno z dużymi miastami i Centrami Usług Wspólnych (CUW), jak i z pojedynczymi placówkami oświatowymi, wypracowaliśmy sprawdzone schematy działania i harmonogramy, które pozwalają realizować wdrożenia terminowo i bez komplikacji.
W przypadku systemu kadrowo-płacowego Wizja.KP najczęściej spotykamy się z dwoma głównymi wariantami wdrożenia. Pierwszy z nich obejmuje wyłącznie CUW – w takim układzie moduł kadrowy ograniczony jest do niezbędnego minimum, a placówki nie uczestniczą ani w procesie wdrożenia, ani w późniejszej eksploatacji systemu. Drugi wariant zakłada aktywny udział placówek zarówno w procesie wdrożeniowym, jak i codziennym korzystaniu z systemu.
Z uwagi na liczne korzyści wynikające ze współpracy placówek z CUW, zwykle rekomendujemy wdrożenie z ich udziałem. Taki model pozwala w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych narzędzi systemu Wizja.OŚWIATA.
system kadrowo płacowy
Poniżej prezentujemy proponowane harmonogramy realizacji wdrożenia systemu kadrowo-płacowego Wizja.KP.
Dotrzymanie wskazanych terminów pozwala przeprowadzić wdrożenie w sposób bezpieczny, skuteczny i spokojny.
Dwa warianty wdrożenia systemu kadrowo-płacowego
System kadrowo płacowy - Wersja 1 - bez udziału pracowników placówek oświatowych - częściowy import danych
| Miesiące | Zadania | Podmiot realizujący |
| wrzesień (lub wcześniej) | Ustalenia formalne i handlowe, powierzenie przetwarzania danych osobowych. | Klient i WizjaNet |
| wrzesień (lub wcześniej) | Uruchomienie i wstępna konfiguracja systemu. | WizjaNet |
| wrzesień (lub wcześniej) |
Przekazanie wg wskazówek zespołu wdrożeniowego WizjaNet: - listy obsługiwanych placówek, - używanych składników, - konfiguracji obliczeń wynikających z regulaminów wynagradzania, - listy Użytkowników. |
Klient |
| wrzesień - październik | Szczegółowa konfiguracja systemu wg przekazanych wytycznych. | WizjaNet |
| październik | Wykonanie importu danych na podstawie ustalonego formatu | Klient |
| październik - listopad | Sprawdzenie i uzupełnienie zaimportowanych danych, | Klient |
| listopad | Próbne przeliczenie wypłat z przełomu listopada i grudnia - równolegle w dotychczasowym systemie KP oraz w Wizja.KP. | Klient |
| od grudnia | Bieżące naliczenie wypłat przygotowanych na rok, w którym rozpoczyna się produkcyjna praca w systemie Wizja.KP. | Klient |
System kadrowo płacowy - Wersja 2 - z udziałem pracowników placówek oświatowych - częściowy import danych lub jego brak
| Miesiące | Zadania | Podmiot realizujący |
| czerwiec (lub wcześniej) | Ustalenia formalne i handlowe, powierzenie przetwarzania danych osobowych. | Klient i WizjaNet |
| czerwiec (lub wcześniej) | Uruchomienie i wstępna konfiguracja systemu. | WizjaNet |
| czerwiec (lub wcześniej) |
Przekazanie wg wskazówek zespołu wdrożeniowego WizjaNet: - listy obsługiwanych placówek, - używanych składników, - konfiguracji obliczeń wynikających z regulaminów wynagradzania, - listy Użytkowników. |
Klient |
| czerwiec - październik | Wprowadzenie danych pracowników i umów (ewentualnie przeprowadzenie jednorazowego częściowego importu danych) | Klient / WizjaNet |
| czerwiec - październik | Szczegółowa konfiguracja systemu wg przekazanych wytycznych | WizjaNet |
| czerwiec - listopad | Sprawdzenie, uzupełnienie i bieżące prowadzenie danych kadrowych | Klient |
| listopad | Próbne przeliczenie wypłat z przełomu listopada i grudnia - równolegle w dotychczasowym systemie KP oraz w Wizja.KP. | Klient |
| od grudnia | Bieżące naliczenie wypłat przygotowanych na rok, w którym rozpoczyna się produkcyjna praca w systemie Wizja.KP. | Klient |
Uwagi do powyższych harmonogramów:
- Wskazane terminy pozwalają na bezpieczną i nienaglącą realizację wdrożenia; wdrożenie w terminach późniejszych niż wskazane jest nadal możliwe, jednak może wiązać się z większym skumulowaniem zadań zarówno po stronie Klienta jak i WizjaNet.
- Utrzymanie aktualności danych kadrowych jest zadaniem Klienta od momentu wykonania importu danych - import danych jest jednorazowy.
- Wdrożenie z udziałem placówek stanowi metodę bardziej efektywną (choć nie jedyną) ze względu na lepsze rozłożenie obowiązków wprowadzania i weryfikacji danych na większą liczbę osób.
Korzyści z wdrożenia systemu kadrowo płacowego z udziałem placówek
Wdrożenie naszego systemu kadrowo-płacowego z aktywnym udziałem placówek oświatowych to rozwiązanie, które znacznie podnosi efektywność. Taki model pozwala na lepszą dystrybucję pracy, rozkładając obowiązki związane z wprowadzaniem danych na większą liczbę osób, co przyspiesza procesy administracyjne w CUW. Ponadto wprowadzanie danych bezpośrednio w placówkach minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia ich większą dokładność, ponieważ informacje są uzupełniane u źródła. W efekcie, cały proces staje się szybszy i bardziej transparentny, a komunikacja między placówkami a CUW przebiega płynnie i bezproblemowo.
Dlaczego warto wybrać nasz system?
System kadrowo-płacowy Wizja.OŚWIATA to rozwiązanie, które eliminuje typowe problemy wdrożeniowe. Bogate doświadczenie we współpracy z CUW oraz placówkami oświatowymi pozwoliło na wypracowanie sprawdzonych schematów działania, co gwarantuje terminowe i bezpieczne wdrożenie. Co więcej, system umożliwia aktywny udział placówek, co znacznie podnosi efektywność i lepiej rozkłada obowiązki. Wybór tego rozwiązania to postawienie na pewne i sprawdzone narzędzie, które w pełni wykorzysta potencjał nowoczesnych technologii.
Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej na temat systemu kadrowo płacowego
Jeśli masz pytania dotyczące wdrożenia, harmonogramu lub chcesz dowiedzieć się więcej o naszym systemie kadrowo-płacowym, zapraszamy do kontaktu. Chętnie odpowiemy wszystkie pytania i pomożemy w wyborze optymalnego rozwiązania dla Twojej jednostki.